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Wie Sie wiederkehrende Aufgaben standardisieren und ggfls. delegieren

Im Folgenden haben wir für Sie nützliche Tipps zusammengestellt für:

  • Die Standardisierung von Aufgaben
  • Die Delegation von Aufgaben
  • Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Tools
 

 

Aufgaben standardisieren

 

Gutes Zeitmanagement ist unabdingbar, egal in welcher Position. Oft haben Selbstständige mehrere sehr zeitaufwendige und konkurrierende Arbeitsfelder und halsen sich selber zuviel auf. In Endphasen wichtiger Projekte kann es da schon mal eng zugehen. Es gilt die hohe Qualität der eigenen Arbeit sicher zu stellen und dabei die eigene Gesundheit nicht aus den Augen zu lassen.

 

1. Überblick über Ihre Aufgaben

Wer viele Aufgaben hat, sollte diese im Auge behalten.
Es lohnt sich (auch wiederkehrende) Aufgaben aufzulisten.
Diese Auflistung sollte stetig aktualisiert werden, denn das Abhaken selbst kleiner Aufgaben belohnt Sie mit dem Gefühl, etwas geschafft zu haben.
Zudem verschafft Ihnen eine gut geführte Liste einen unbezahlbaren Überblick über Ihren Workload.

 

2. Timing und Planung

Nachdem Sie sich einen Überblick Ihrer zu erledigenden Aufgaben verschafft haben, sollten Sie nun jedem Task ein genaues Timing zuweisen. Wie lange werden die einzelnen Schritte brauchen? An dieser Stelle lohnt es sich, die Aufgaben in konkrete Schritte zu unterteilen. Dort kann man öfter einen Haken hinter erledigte Punkte machen (Belohnung) und spürt den Fortschritt. Planen Sie zudem reichlich Zeit ein und lassen Sie an jedem Tag einen Puffer für Unvorhergesehenes. Außerdem kann ein gut strukturierter und reeller Zeitplan auch Eindruck bei den Kunden schinden.

 

3. Überblick behalten

Eigentümer von kleinen und mittelständischen Unternehmen müssen neben Ihrem eigenen Aufgabenberg oft auch den Ihrer Mitarbeiter, sowie Deadlines und Projektfortschritte im Auge behalten. Nachhaltig ist in diesem Zusammenhang die Einführung von Projektmanagementsystemen. (siehe aufgelistete Tools)
Damit helfen Sie auch Ihren Mitarbeitern bei der gewissenhaften Strukturierung der eigenen Aufgaben. In speziellen Ansichten und Vorschau-Übersichten können Sie als Entscheider zudem schnell aktuelle Berichte über Projektfortschritte abrufen.

 

4. Automatisierungen

Standardisierte Arbeitsschritte, wie beispielsweise Emails mit wiederkehrenden Inhalten, Rechnungen, Zahlungserinnerungen etc. können automatisiert werden, beispielsweise mit Hilfe von Customer Relationship Management-Systemen. Diese sind vor allem dort sinnvoll, wo Kommunikation auf mehreren Kanälen stattfindet. Sie helfen Vorgänge zu analysieren und Kundeninformationen zu sammeln. Zudem können automatisierte Rechnungen und Lieferungen veranlasst werden. Das birgt enorme Erleichterungen in den Geschäftsabläufen.

 

5. Ruhepausen einplanen

Selbstständige haben viel Verantwortung zu tragen und arbeiten, wie man so schön sagt, selbst und ständig. Gerade dann müssen Pausen festgesetzte Termine im Kalender sein. Seien Sie konsequent. Gehen Sie in jedem Fall zum Sport. Schalten Sie in der Mittagspause Ihr Mobiltelefon ab. Essen am Schreibtisch sollte tabu sein. Die Nutzung diverser Endgeräte bis spät in die Nacht sollte ebenfalls vermieden werden, da die blaue Farbtemperatur den natürlichen Biorhythmus stört und uns nicht zur Ruhe kommen lässt. Nur so schaffen Sie sich ein langfristigen, gesunden Ausgleich.

 

Weitere Vorschläge zu diesem Thema:

 

 

Aufgaben delegieren

 

Selbständige und Unternehmen die delegieren können haben mehr Zeit für das Wesentliche und zufriedenere Mitarbeiter.
Mit diesen Tipps delegieren Sie Aufgaben erfolgreich:

 

1. Fragen stellen

Als Chef die richtigen Entscheidungsfragen stellen um seine Mitarbeiter dazu zu bringen, die richtigen Entscheidungen treffen zu können.

 

2. Strukturen anpassen

Wenn das Unternehmen wächst, Führungsaufgaben an Mitarbeiter-Teams abgeben, die eigenständig und selbst entscheidend arbeiten. Der Chef muss nicht immer einbezogen werden und alles selbst entscheiden.

 

3. Mitarbeiter abholen und nicht überfordern

Der Chef muss entscheiden wie viel er jedem einzelnen Mitarbeiter zutraut. Vorerst kleine Projekte die die Angestellten selbstständig steuern, nimmt den Mitarbeitern die Angst vorm eigenständigen Arbeiten. Dabei den Mitarbeitern den nötigen Freiraum geben um die Aufgaben zu schaffen. Der Chef lernt zu delegieren und dadurch Vertrauen.

 

4. Fehler gewähren und Lösungen einfordern

Den Mitarbeitern auch die Möglichkeit geben, Fehler zu machen, um daraus zu lernen. Die Fehler durch kleinere Kontrollen auffangen und den Mitarbeiter nicht verunsichern. Den Angestellten zum denken anregen. Was hat er aus den Fehlern gelernt? Lösungsvorschläge einfordern um es nächstes Mal besser zu machen.

 

5. Prioritäten setzen

Als Führungskraft ist die wichtigste Aufgabe „zu führen“. Der Chef delegiert um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Z.B. Strategien entwickeln, Arbeitsabläufe prüfen, Mitarbeitergespräche führen, Firmenkultur verbessern, Visionen und Ziele verbalisieren damit alle wissen wo es hingehen soll.
Der Chef muss Delegationsgespräche führen und vermitteln welche Rolle und Aufgabe dafür der einzelne Mitarbeiter hat um ein gemeinsames unternehmerisches Ziel und Ergebnis zu erreichen.

 

5. Die 80/20- Regel befolgen

Wenn man als Führungskraft Aufgaben abgibt, ist es wichtig sich zu fragen: „Was ist mir bei der Umsetzung der Aufgabe wirklich wichtig? Was für ein Ergebnis brauche ich?“
Dabei muss man sich klar werden, dass es nicht um das optimale Ergebnis geht, es geht um das für den Kunden oder die Situation sinnvolle Ergebnis. In den meisten Fällen ist das Ergebnis gut, wenn Sie die 80/20-Regel befolgen. In 20 Prozent der Zeit bekommen Sie eine 80-prozentige Lösung. Wollen Sie 100 Prozent, müssen Sie für die restlichen 20 Prozent in der Regel 80 Prozent der Zeit aufwenden, was sich in den seltensten Fällen lohnt.

 
 
Aufgaben-Verwaltung und Projektmanagement-Tools

 

 

Wunderlist und Todoist - Easy Aufgabenverwaltung
www.wunderlist.com
www.todoist.com
Sehr viel nehmen sich die beiden Apps eigentlich nicht. Sie machen die persönliche Aufgabenverwaltung über diverse Plattformen möglich, da alles synchronisiert wird. (Android, iOS, Browser, Mac, Windows, Chrome, Firefox, Safari) und können vielseitig integriert werden (Outlook).
Beide Tools sind in der Grundfunktion kostenlos. Sie funktionieren in erster Linie als persönliches Planungstool, können aber auch Teammitgliedern Zugriff gewähren indem man die Listen oder Projekte bzw. einzelne Aufgaben teilt.
Bei Wunderlist werden alle Aufgaben zu Listen zugeordnet bei Todoist heißen die dann Projekte.

 

Für visuelle Typen: Aufgabenverwaltung mit Trello-Boards

www.trello.com
Auf den ersten Blick gibt es bei dem Tool nur Listen und Karten. Auf den zweiten Blick aber geht Trello mit diesen beiden Features schon deutlich über das hinaus, was andere Tools können.
Trello kann aufgrund seiner offenen Struktur vieles sein:
Todo-Liste die nach Wichtigkeit und/oder Dringlichkeit priorisiert ist
Redaktionsplan für den Blog oder gleich alle Social Media Aktivitäten
Virtuelle Produktionsstraße die gleichzeitig Überblick ermöglicht und alle Details bereit hält
Jahres- und Zielplanung um den strategischen Blick visualisieren zu können u.v.m.

 

Microsoft Planner - auch eine moderne Aufgaben-Verwaltung

tasks.office.com
products.office.com/de-de/business/task-management-software
Auch Microsoft hat das Potential eines leicht zu bedienenden Projektmanagement-Tools erkannt und 2016 als Ergänzung seiner Office-Suite das Tool "Planner" gelaunched. Das Programm soll in der Cloud vernetzten Teams helfen, ihre Projekte zu organisieren. Von der Optik und Funktionsweise erinnert es stark an Trello. Was die Microsoft-Lösung interessant macht, ist die Verknüpfung mit anderen Microsoft-Produkten, allen voran Office.

 

Das Aufgabenmanagement Kombi-Tool: Asana

asana.com
Asana ist gleichzeitig Aufgabenverwaltung, Projektmanagement und Kommunikationstool für Teams in einem.
Der Arbeitsplatz ist bei Asana nach einzelnen Projekten aufgeteilt, in denen jeweils Aufgaben angelegt werden können. Jedes Teammitglied kann Links und Notizen hinzufügen. Individuelle Projekt-Ziele und Milestones lassen sich als Checkliste festlegen und nach Datum anordnen. In diesen Checklisten kann man auch Abhängigkeiten festlegen, so dass sich ein übergeordneter Milestone nicht abhaken lässt, bevor nicht alle untergeordneten Aufgaben erledigt wurden.

 

Alternative mit Datenverwaltung auf deutschen Servern: Meistertask

www.meistertask.com
Meistertask ist eine der wenigen kostenlosen Projektmanagement-Lösungen, für eine unbegrenzte Zahl an Nutzern und Projekten. Projekte werden hier auch als Boards mit Listen angelegt, was die Kanban Methode ermöglicht. Ähnlich wie Trello. Allerdings kann ich in Meistertask auch über alle Projekte (also Boards) hinweg die Suche benutzen.
Meistertask ist das Schwesterprodukt von Mind-Meister, mit dem man kostenlose Mindmaps erstellen kann, die sich dann auch im Team teilen und bearbeiten lassen.

 

Zenkit: Das Schweizer Taschenmesser unter den Projektmanagement-Tools

zenkit.com
Zenkit bietet eine flexible Einsatzweise. Denn die zugrunde liegende Datenbank Technologie macht es möglich, dass ich aus den verschiedenen Ansichten z.b. Kanban-Board, Mindmap oder Tabelle jederzeit hin- und herwechseln kann. Bei den meisten anderen Tools muss ich mich am Anfang entscheiden.
Dieses Tool kombiniert die Einfachheit einer To-Do Liste für die mobile Variante mit der Vielseitigkeit, die man für echtes Projektmanagement braucht: 
Gantt-Chart und Tabellenansicht (Kalkulationstabellen) verdeutlichen komplexe Abhängigkeiten durch Referenzfelder. Wiederkehrende Aufgaben, Kommentarfunktion, Erinnerungen, Deadlines, Benachrichtigungen, Akivitätentracker macht die Teamarbeit einfach.
Gemeinsame Fortschritte und Ergebnisse lassen sich projektübergreifend in einem Dashboard aufrufen. So können Fortschritte und Workflows immer im Blick behalten werden. Kostenlos bis zu 5 Usern. Deutscher Serverstandort.

 

Wenn Projektmanagement komplexer wird: factro

www.factro.de
Der übersichtliche Alleskönner unter den Projektmanagement- und Collaboration-Tools. Projekte, Teilprojekte und Aufgaben werden in einem Projektstrukturbaum abgebildet inklusive eindeutiger Aufgabennummern. Aufgaben können miteinander verknüpft werden, so dass zwar keine Verschiebung automatisch geschieht (wie bei MS Project oder Merlin), aber zumindest ersichtlich ist, welche Aufgaben inhaltlich oder organisatorisch zusammen gehören. Die benutzerdefinierten Ansichten helfen dem User, seine individuelle Sicht je nach Bedarf auszuwählen:

ob Kanban-Board, Projektbaum oder Aufgabenliste - sortiert nach Aufwand, Dringlichkeit, Priorität und Status
Im Dashboard sind aktuelle Projekte und Aufgaben jederzeit im Blick ‒ mit praktischer Deadline-Ampel
Praktisch ist, dass man sich auch die Aufgaben im Überblick anzeigen lassen kann, für die man nur die Verantwortung trägt, aber sie nicht selbst ausführt. Deutscher Serverstandort.

 

Evernote

www.evernote.com
Evernote ist zwar eigentlich keine richtige to-do-App, aber man kann sich mit den Checkboxen und dem Erinnerungsfeature sein eigenes Aufgabenmanagement zusammenstellen.

 

 

Wenn der eine oder andere Tipp nützlich für Sie war, freue ich mich über ein Feedback unter .

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Ihre Claudia Bischoff

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